ML利用上のマナー

MLを利用する際に、気をつけた方がいい事柄を、私なりにまとめておきました。 意見の相違や、その他気づいたことは杉下まで。(2006.6.27)

メールの基本事項

原則

できるだけわかりやすく，できるだけ簡潔に．

名前または署名を入れる

メール本文に，自分の名前を入れるのが望ましい．必要に応じて「所属」や「連絡先」なども併記した署名を付けるのが望ましい．

半角カタカナ・機種依存文字を使わない

半角カタカナは文字化けしてしまう．"，"や"「"などの記号の中にも一部文字化けしてしまうものがあるので注意．また，機種依存文字は，他の機種では読めないことがあるので注意．携帯メールの絵文字も同様．

機種依存文字の例

マルつきの数字、mの右肩に3(立方メートル)　など

使ってもOKな記号たち（逆に捉えるとこれ以外は使わない方が無難）

、。，．・：；？！゛゜´｀¨＾￣＿ヽヾゝゞ）〃仝々〆〇ー―‐／＼〜‖｜ …‥‘’“”（）〔〕［］｛｝〈〉《》「」『』【】＋−±×÷＝≠＜＞≦≧ ∞∴♂♀∠⊥⌒∂∇≡≒≪≫√∽∝∵∫∬∈∋⊆⊇⊂⊃∪∩∧∨¬⇒⇔∀∃° ′″℃￥＄¢£％ʼn＃＆＊＠§☆★○●◎◇◆□■△▲▽▼※〒→←↑↓〓 ♯♭♪†‡¶◯´｀¨＾

HTML形式は避ける

HTML形式では文字データだけでなく，文字の装飾もできる楽しい形式なのですが，対応していないメールソフトもあるため，余り使うべきではない．テキスト形式を推奨。

最近のWindowsに初めから付いている「Outlook Express」は，標準でHTML形式で送信する設定になっている。以下のようにするとテキスト形式にできる。

>画面上部のメニューから「ツール」→「オプション」→「送信」と辿り，『メール送信の形式』を「テキスト形式」に変更．…で解除できるようです．

MLでの注意点

(不特定)多数に送られることを考慮する

MLには様々な年齢，信条の人が参加している．言葉遣いや表現に気をつけ，一部の人しか分からないような書き方/内容のメールは避ける．(メンバー構成などを考慮して[sugiryou], [srweb]，個別メールを使い分ける)．

適切な件名をつける

「どうしましょう」よりも，「来週のミーティング場所について」といった，それだけで内容がある程度わかる題名をつける．

結論を先に明らかにする

特に長文になりそうなときは，予め結論を書いておく．また，提出して欲しいものがあるときも，対象者，締め切りも含めて先に書いておくと良い．

日付の指定について

「締め切りは三日後」と相対的に指定すると，読み手に混乱が生じる．「締め切りは1/13(金)」などと絶対的に指定した方が良い．

「返信」に注意

差出人個人に返信しようとしたのに，宛先がMLになっていたということがよくある(MLの設定の問題です)．MLのメールに返信するときは宛先に注意．

添付ファイルについて

ファイルを添付するときは以下のことに考慮する．

必要性

本当に添付する必要があるか(文字のみで伝えられないか)を考える．MLに流す際は，本当にメンバーで共有する必要があるのか(個別メールで対応できないか)を考える．

汎用性

.doc, .xls, .aiなどのファイルは対応するソフトが無ければ開けない（MS Office形式のファイルはほとんど人が見ることができる」という前提は如何でしょう？杉良内ではOK？）．これらを.txt, .csv, .jpg(.gif)などに変換することによりより多くの人が見れる形式になる．ただし文章のレイアウトなどその形式でしか伝えられない情報についてはこの限りではない．

ファイルサイズ

特にMLで流す場合には100Kbyteが限界でしょう．それを超えるデータを送りたい場合は…

+ファイルサイズを落とす．画像ファイルは大きさや画質を落とす．WordやExcelのファイルは，前述の.txtや.csvに変換することでファイルサイズが小さくなる． +Web上にアップロードし，アドレスのみをお知らせする(その際，ファイルサイズが書いてあると親切)． +個別メールにおいても，大きなファイルを送る時は，「宅ファイル便」などのファイル送信サービスを利用すると良い．

メール送信のtips的なもの．

冒頭の挨拶

簡単な時候の挨拶があると好印象．但し，長すぎたり，スベっていたら逆効果．

返信が欲しいときはその旨を書く

うやむやにしておくと、誰からも返信が来ないときがある．特に名指しで指定すると，その人から返信がもらえることが多い（マナーとして良いかどうかは別ですが，内輪ならOKでしょう）． >例：○○はどうしましょう？＞Aさん，Bさん

MLの通し番号を活用しよう

MLで過去のメールを参照して欲しいときは，番号で指定すると良い． >例：先日提案した○○についてですが([srweb][00001]参照)、…

メールソフトの機能を活用しよう

振り分け(フィルタリング)

例えば，[sugiryou]MLのメールは別のフォルダに，[moribun]MLのメールはまた別のフォルダに自動的に振り分けることができる．

ソート

メールを送信者や題名ごとにまとめて並べることができる．

検索

メール本文中の文字列を検索できる．例えば「間伐」という文字を含んだメールを探せる．